業務改革に大切な「情報の共有化」

業務改革を行う上で、効率化、標準化、多能工化と代表的な考え方があります。この考えの中で、いつも意識していないといけない、大切な視点として「情報の共有化」があります。

効率化システムを作るにしても、情報がどうやって共有されていくのか、どういう共有の仕方が会社にとって有効なのかは、システム開発や、ソフト、アプリ選びの重要な視点です。

標準化においてはそのマニュアル作りで、情報共有すべき部分をどうやって漏らさずにシステムに入力させるか。

多能工化においては、共有した情報の見方(利用の仕方)が、マニュアルに記載されているか、きちんと利用しているか、更新されているかをチェックする機能が用意されているかが重要です。

「それは、複雑すぎて、どれを見ていいか説明できません。説明する時間がありません。」という話を社員の方から聞くことがあります。「その時にどの情報を確認してどの書類を見るかその時々で違うので説明が難しい。」と言われます。

では、その社員はどうやって仕事をしているのでしょう。

これは一つの例ですが、
仕事は必ずパターンがあります。もし、その社員が業績を上げているのなら会社としてはそれを共有して、他の社員の底上げを図れば会社の売り上げは増加します。 一部の営業職のように、成績が給料と直結していたり、自営業のようにそのノウハウ自体が生命線の場合は公開すべきではないかもしれませんが、通常の会社員は逆に積極的に公開して会社に貢献する義務があります。 会社はその貢献度に応じて待遇(処遇)改善をすることも忘れてはいけません。

業務改革の要素として、企画・管理部門だけでなく売り上げ、生産性の成績優秀な社員の参画があった方が良いのは、制度としての情報共有の仕組みの一つです。

生産性が良い、成績が良い社員は、個性も強いかもしれませんが、独特の視点を持ち、モアベストな情報を選択して成果を出し続けているのです。 そういう人材は、得にならないことは一切しないのも特徴です。それが個性が強いということを感じさせているのでしょう。 こういう人材に、割り切らせずに、待遇(処遇)改善を約束して情報を共有してもらうことも一つの選択です。

そこまで尖ったことは共有が難しい、まあまあの状態が共有できれば良い。という考えもあります。こういうデフォルト(基本的な事項)思考もスタート時点では良いかもしれません。しかし、この場合は、決定事項について全員で納得しながら進む必要があるので、時間と労力を費やします。でも、確実に成果は出るでしょう。自分たちでやった!という実感があるので達成感とともに、自分事としての責任感も醸成されます。 その先には、もっともっとという欲が出てきて、更なるアイディアを盛り込んで更新していきます。 成績の底上げが始まりますね。

「ローマは1日にしてならず」と言いますが、業務改革にも時間がかかります。
「そんなに時間はかけられない」と考えますよね。答えは、日頃からいかに積み上げて行くか、このことが早期に仕事にマッチした情報共有の仕方を実現させていき、業務改革を促進します。

次回は「日頃の積み上げ方」について、書いていきます。

 

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